Catatan kecil panitia ngunduh mantu

Sekadar berbagi pengalaman saat menjadi panitia ngunduh mantu, mungkin bisa dijadikan referensi saat ada kegiatan yg sama di masa yang akan datang.

Pepatah bijak mengatakan, “Pengalaman adalah guru yang terbaik”, jadi tidak ada salahnya pengalaman penulis saat menjadi panitia ini menjadi sebuah tulisan yang sebisa mungkin secara detail menguraikan pelaksanaan kegiatan ngunduh mantu & seluk beluknya.

Ini bermula dari kedatangan salah seorang sesepuh di perumahan kami, bulan Agustus lalu, selesai hari raya Idul Fitri. Tanggal persis kedatangannya agak lupa, tp jelas sedikit surprise waktu itu, berhubung biasanya yang muda yang sowan (silaturahmi) ke yang tua, lha kok justru saat itu yang tua sudah datang berkunjung, lengkap dengan seluruh anggota keluarga (istri & anak).

Maksud kedatangannya, ternyata untuk mengabarkan bahwa beliau akan melaksanakan prosesi ngunduh mantu, dan sekaligus minta bantuan untuk bisa terlibat dalam kepanitiaan. Acaranya sendiri akan diadakan tanggal 17 November 2013, jadi masih 3 (tiga) bulan dari hari kedatangan beliau. Hmm, sebuah pembuka yang cukup terhormat, dengan memberitahukan acara jauh-jauh hari sebelumnya, dan sekaligus meminta tolong untuk ikut membantu.

Perencanaan Tamu yang Diundang & Persiapan Penyambutannya

Mempunyai hajat yang sudah terencana, baik manten maupun hajatan lain (sunatan, syukuran, dll), tentu memerlukan perencanaan yang matang.

Perencanaan anggaran jelas menjadi tolak awal dari semua proses, karena itu akan menentukan seberapa besar acara yang akan digelar, termasuk siapa2 yang akan diundang & bahkan susunan acaranya.

Sangat penting untuk diketahui oleh panitia inti, siapa-siapa saja yang diundang dalam acara tersebut, baik yang undangan umum, undangan luar kota, undangan keluarga dekat, sampai undangan VIP.

Selanjutnya, perlu disiapkan penerima tamu yang cukup akrab, minimal dikenal oleh para undangan tsb, karena itu akan membuat mereka merasa nyaman & dihargai saat datang.

Beberapa undangan yang perlu memperoleh perhatian khusus:

1.       Undangan VIP.

2.       Keluarga/Undangan yang datang dari jauh (luar kota)

Undangan VIP sangat penting dipastikan kedatangannya, karena ini menyangkut protokoler acara, baik mulai penyambutannya saat datang maupun selama acara berlangsung hingga acara foto-foto dan makan.

Keluarga/Undangan yang datang dari jauh, perlu ditulis dalam daftar yang panjang & transparan, shg panitia bisa mengetahui detail kedatangan, jumlah tiap kedatangan, penginapan yg dijadwalkan dan transportasi untuk mereka.

Kecenderungan keluarga besar saat acara begini, biasanya banyak agenda mendadak dari beberapa anggota keluarga. Tapi, dari pengalaman kemarin, sebenarnya bukan agenda mendadak, karena mereka jelas sudah mempersiapkan jauh hari sebelumnya: ambil cuti kerja, beli tiket bis atau tiket pesawat, dst.

Jadi, yang terjadi kebanyakan adalah terjadi mis-komunikasi antara anggota keluarga tsb dengan pihak yg punya acara. Berhubung banyaknya urusan yang mesti ditangani oleh sohibul hajat, kadang informasi2 yang sudah diperoleh tentang jadwal2 kedatangan tamu dari jauh tersebut menjadi terlewatkan.

Nah, dari pengalaman yg lalu, panitia perlu mempersiapkan diri dengan posko yang menjadi sentral informasi tentang urusan2 tersebut, dan pihak sohibul hajat perlu menyerahkan semua informasi secara detail kepada panitia, terutama panitia inti. O ya, sangat penting supaya panitia inti ini juga diisi oleh anggota keluarga yg paling dekat dengan sohibul hajat, karena biasanya ada beberapa informasi yang cukup hanya untuk diketahui oleh keluarga saja, tidak perlu semua panitia tahu.

Cara paling praktis untuk bisa memperoleh sentral informasi seperti ini, adalah dengan membuat papan tulis besar, ditempel di dinding posko panitia, atau di halaman depan sohibul hajat. Papan tulis bisa pinjam dari sekolah, atau bisa juga dibuat dari kertas karton. Kalo mau lebih praktis lagi, bisa ke Printing Company, dan pesan banner dengan ukuran besar (lebar 1 meter dan tinggi 2 meter), lengkap dengan tulisan judul & kolom-kolomnya, shg nanti tinggal diisi dengan data yang diperlukan.

Papan untuk undangan luar kota, minimal perlu terdiri dari kolom-kolom sbb:

1.       Nama Tamu

2.       Tempat Kedatangan

3.       Tgl & Jam Kedatangan

4.       Jumlah rombongan

5.       Penginapan

6.       Dijemput Oleh

Lebih ideal kalo bisa dicantumkan nomor hp dari Tamu, dan juga nomor hp dari Sopir yang akan menjemput. Kota asal dari Tamu juga bisa dicantumkan untuk memberikan gambaran lebih lengkap dari masing-masing tamu (walaupun tidak mutlak harus ada).

Papan ini sangat ideal kalo bisa ditempel di Posko Panitia, atau tempat di mana banyak anggota panitia dan anggota keluarga yang bisa melihat. Karena informasi yg akan tampil di sana, tentu perlu saling koreksi dari setiap yang berkepentingan, dan –ini yang lebih penting- untuk memastikan bahwa semua tamu yang dari jauh sudah ter-daftar di sana, tidak ada yang terlewatkan.